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電子招投標系統建設的重點和未來趨勢

2022-12-25 16:51

計算機與網絡技術的不斷發展，推動了社會各行業信息化的步伐。時至今日，電子政務、電子商務已經非常普及，云計算、大數據、工業4.0、“互聯網+”等發展理念也逐步深入人心，如何將傳統行業與互聯網科技有效結合起來，產生1+1＞2的效果，不僅是每一個管理者需要認真考慮的問題，更是整個行業未來發展的趨勢。

　　一、電子招投標系統的優勢

　　電子招投標與傳統招投標到底有何異同，又有何優勢呢？其實，電子招投標系統建設的核心就是要解決管理模式與技術手段的相互融合問題，恢復招標投標活動應有的經濟屬性和潛在價值，其優勢主要體現在以下五個方面：

　　1.大幅度提高了工作效率。將業務運用、流程審批、財務報銷、外圍管理等功能統一集成到一個系統。把業務人員的時間和精力從煩瑣的事務性工作中徹底解放出來，使其更關注于最需要智慧和專業經驗的工作，進而不斷提高效率、提升服務水平。同時，在技術上，信息化應用最大限度地降低了人為干預風險，實現了招投標全流程覆蓋，滿足了招投標業務標準化、規范化、專業化的經濟本質要求。

　　2.實現了對投標人庫、專家庫的動態管理。對每一個參與投標的潛在投標人和專家，都可以實行入庫驗證管理，大大提高了信息的準確性和可信度。結合系統考評功能，對每個參與項目的投標人和專家，系統都會客觀、公正地如實記錄和動態評估。

　　3.實現了數據信息共享和高效利用。電子招投標系統可以和其他外部平臺，比如與招投標公共服務平臺進行對接，將各系統相關數據進行實時傳輸，形成了數據資源共享，避免信息盲區。同時，電子招投標系統的標準化接口設計也實現了與其他業務系統，比如造價系統、合同管理系統、OA系統等的深度融合和一體開發。推進了企業內部各業務板塊間，業務工作方式的深刻轉變和管理效率的大幅提升。

　　4.有效促進了節能減排、節資降耗和綠色采購，推動了技術服務結構的轉型和隊伍職業素質的提升。比如，電子支付功能的運用，外地的投標人坐在家里點擊鼠標就能完成投標報名、購買招標文件、支付保證金等工作。與傳統到現場購買標書相比，不僅省了時間、節約了成本，更免去了外地投標人旅途的舟車勞頓。

　　5.為預防腐敗提供了新的途徑。招標不是解決腐敗問題的根本辦法，但可以通過技術手段來彌補制度預防的不足，使技術預防與制度預防能夠有機地結合在一起。比如，借助數字證書認證系統和大數據聯網運用，可以對供應商資質、業績進行事前認證和確定，從技術和管理上徹底排除投標人資質、業績造假等問題。

　　互聯網已經深刻地改變了人們的工作方式和生活方式，已然成為一種新業態。

　　二、電子招投標系統建設的關注重點

　　招投標信息化系統建設解決了長期困擾企業的管理流程標準化、過程審批規范化、質量控制動態化、績效考核網絡化和業務操作效率化等一系列技術難題。但電子招投標系統建設確實是一項綜合性很強的工作，既富有開創性更具有挑戰性，既需要堅持不懈的探索與創新，更需要未雨綢繆的規劃與投入。當前越來越多的企業、機構認識到了電子招投標的重要性和必要性，花大力氣投巨資搞信息化系統建設，本人也曾參與過單位信息化的建設，收獲了一些經驗，也總結了不少教訓。

　　1.電子招投標系統建設項目必須是“一把手”工程。在建設電子招投標的過程中往往會遇到各種各樣、千奇百怪的問題。其中感觸最深的就是要上下一心，形成建設合力，改變已經習慣的作業方式，重新適應、學習、使用新的操作系統，在這個過程中必然有部分人害怕、不愿意甚至反對改變。這個時候只有高層領導的重視和親力親為才能使企業各個層級互相理解、積極參與，才能上行下效使員工對新事物抱有熱情和信心，為系統建設打好群眾基礎。

　　2.總體規劃是前提。信息化建設投入很大，一次性投入大量的資金對企業來說是個沉重的負擔。在企業信息化建設過程中，必須要先搭建總體框架，再分步實施。同時還要堅持“統一標準、互聯互通”原則，實施一個信息系統要考慮下一個信息系統的應用，留好接口。下一個信息系統的建設也必須基于上一個信息系統的編碼原則和技術規范。同時，信息安全無小事，隨著市場環境的變化，投標人謀求中標的意愿越來越強烈，甚至不擇手段。一些人通過系統安全漏洞和病毒攻擊來提前獲取非法信息，這對于程序、時間要求都非常嚴格的招標投標工作來講，是無法承受的風險，是需要承擔法律責任的。因此，在系統規劃階段就需要未雨綢繆、提前預判，早做準備。

　　3.全員參與是關鍵。電子招投標系統建設不只是一個技術問題，更是一個管理問題。它需要公司領導層的高度重視和積極參與，更需要全體員工的集體智慧和通力協作。現在很多單位的信息化系統建設只是信息部門的工作，這樣做出來的系統往往也是上下脫節、左右移位，無法真正滿足現實需求。因此，應合理調配企業內部資源，讓業務人員、管理人員真正參與到信息化系統建設中去，將業務與管理、制度與流程、標準與效率深度融合到系統中來。明確項目目標、組建項目小組、規定決策機構、暢通溝通渠道、避免重復建設，才能確保系統合理合規并滿足需求，產生事倍功半的效果。

　　4.制度支持是基礎。任何信息化系統都是建立在自身的制度基礎上的，雖然不同單位的招投標系統都不盡相同，但基本要求是一致的。從法律效力上分，招投標制度可以分為四個層次：第一層次是全國人大頒布的《招標投標法》；第二層次是國務院頒布的招標投標行政法規；第三層次是有立法權的地方人大制定的招標投標地方性法規和有關部委制定的規章；第四層次就是各單位自身制定的招標投標管理制度。前三個層次的規定一般都只能遵照執行，難以突破，但第四層次的企業管理制度就能夠完全體現出本單位的自身特點和專業優勢。完善電子招投標系統需要改變企業原有的管理規則，建立新的面向招投標的業務流程，這些新的規則包括：業務流程規則、系統管理規則、系統維護規則等。沒有管理規則與制度的創新，電子招投標系統就不可能很好地運行起來，也不可能充分發揮其應有作用。

　　5.必要時可以引入專業信息咨詢公司。聞道有先后，術業有專攻，不是每個招標代理機構都有自己的專業信息化團隊。尤其在招投標信息化系統選型時，要找到一家專業、成熟、合適的建設單位未必是件輕而易舉的事情，至少需要從以下五方面加以考量：首先是否有成熟的產品原型。如果有，是不是可以讓我們先行試用一段時間，以檢測其成熟度；其次是否有成功的應用業績和失敗的案例說明。如果有，是否允許去現場進行調研和演示；再次是否有穩定的項目團隊，團隊的人員配置是否合理，最好是信息技術、招標業務、法律咨詢人員皆有為宜；四是項目建設單位規模和研發投入是否雄厚。一定量的單位規模和研發投入是確保高科技企業可持續發展的源泉。如果沒有，說明該單位不具備相應的系統研發和保障能力；最后是該單位是否具有相關的資質證書。綜上所述，如果企業沒有時間和精力去做以上的工作，可以委托一家專業的信息咨詢公司去幫助完成，出具咨詢報告、配合系統選型，從而找到真正專業、成熟、合適的系統供應商。

　　三、電子招投標的未來趨勢

　　黨的十八屆四中全會上通過了《中共中央關于全面推進依法治國若干重大問題的決定》，這是我國現代化建設過程中的重要篇章，也是完善社會主義制度的重要舉措。為我們招投標行業依法實施招標，提供了精神動力，也為我們未來完善招標管理，理清了思路、開拓了眼界。就我個人理解，中國未來電子招投標的發展和趨勢主要體現在以下五個方面：

　　1.基于云平臺的系統建設與數據共享。云平臺系統建設與數據共享是信息化在信息服務、資源配置、動態優化以及數據共享領域的主要發展方向。面向海量數據的深度信息共享技術，將使企業和區域擁有更多可獲資源和數據服務，進而提升其信息優勢，擴充其信息利用和決策能力。招投標公共服務平臺的建設就是體現了這樣的一種發展思路，畢竟一家招標機構所代理的項目數量有限，在大部分專業的招標上往往是淺嘗輒止。招標機構要想實現跨專業、跨行業的知識深度積累，需要幾年甚至更長的時間。這不僅影響了招標代理機構的業務拓展能力，更給人們留下來了招標代理公司就是“招待公司”的不良印象。未來有能力的大型招標企業可以將自己的招標投標系統與公共服務平臺進行對接，中小企業也完全可以依托公共服務平臺實現數據的深度共享和利用，通過輕點鼠標就能分享、挖掘想要的任何招標投標信息，行業的專業化優勢也就不言而喻了。

　　2.基于以價值需求為導向的增值服務。首先必須弄清楚什么是價值？我們替別人招了一臺空調，其實只是幫客戶買了件東西，并沒有創造多少價值，客戶真正想要的是一個舒適、安心的辦公宜居環境。“舒適”自不必說，“安心”不僅要買得便宜、質量要好、壽命也要長。如果將來空調用起來不舒適、不安心了，怎么辦呢？誰又能提供額外的服務呢？這些都是價值需求鏈條的具體表現。未來的招投標行業已經不能簡單地認為是一個行業了，如果要想多創造價值、獲得更多利潤，就必須能夠提供增值服務、額外服務。就好比我們單位既能做招標，也能做造價還可以提供工程咨詢，將來出了問題打官司，我們甚至還可以提供法律服務等。跨行業、多專業、一條龍的增值服務，將是未來招投標行業的發展趨勢。要實現這個經營目標，背后就必然要有一個強大的信息支持系統，而這個系統的開發、設計、建設、整合能力就決定了招標代理機構的增值服務水平。

　　3.基于效率與質量的分工合作模式。在招標行業我們經常會聽到一個詞，叫作“項目經理負責制”，就是項目經理要對整個招標項目直接負責。這個制度本身沒什么問題，但在現實中往往演變成了“項目經理承包制”，所有走流程、寫文件甚至訂酒店都要項目經理親力親為，極大地耗費了項目經理的精力和時間。當遇到大工作量時，項目質量往往很難得到保證，異議、投訴也隨之而來。根據亞當·斯密的經濟學理論，效率提升的最有效方式就是實行分工合作，把項目經理從繁雜的事務性勞動中解放出來，集中精力去關注關鍵環節，比如制訂招標方案、編寫招標文件、審查評標報告等，把煩瑣的事務性工作交給專門的事務性團隊去完成。不僅可以大幅提高招標效率，更會對項目質量提升產生有益的影響，完成真正意義上的專業化運作。當然，要想實現這一運作目標，電子招投標系統的支持必不可少。

　　4.基于人性化的用戶體驗。如今很多招投標系統都具備了強大的應用功能，不僅實現了電子化招投標，有的甚至還可以網上開標、評標。不得不說近幾年我國招投標領域在信息化建設方面取得了豐碩成果。但在系統人性化設計和用戶體驗上我們還有很長的路要走，據不完全統計，80%的系統下馬都是源于用戶體驗不夠人性，操作界面過于復雜，審批流程過于冗長，不但沒有提高效率，反而讓使用者心生厭惡。久而久之，用的人越來越少，最后不得不優化升級或是推倒重建。好的系統并不一定是最先進、功能最多的，個人認為好的系統第一要務就是要好用，所謂好用就是要有人性化的用戶體驗，這樣用的人才會越來越多，才會逐漸形成習慣，才會逐漸形成系統依賴，才會出現今天的淘寶、QQ、office等。同樣，沒有什么管理工具能比系統依賴更高效、更專業、更有前途了。當你的系統達到這一水平時，一切的效率問題都將迎刃而解，企業的軟、硬實力也將變得無比強大。

　　5.基于移動互聯網絡的系統應用。隨著國家移動互聯網的飛速發展，移動終端攜帶方便、隨時可以獲取信息的特點就廣受人們喜愛。截至2015年12月移動互聯網用戶達到了驚人的8.99億戶。3G普及以前，移動互聯網應用的主要領域在：短信、彩信、彩鈴、手機郵箱、移動IM和手機音樂；3G啟動以后，主要集中在移動搜索、手機支付、手機閱讀、移動辦公、手機電視（視頻）、手機銀行和位置服務等。由此可見，移動互聯網已經深刻改變了人們的生活習慣，今后也必將改變我們的工作方式，目前基于移動終端的招投標系統應用還不多見，即使有也只是桌面系統的簡單延伸。有分析師曾指出，移動設備的數量已經遠遠超過地球上的人口數量，下一個互聯網的里程碑時代將在2018-2020年到來。相信在不久的將來，移動招投標系統有可能會逐漸取代桌面招投標系統，我們需要提高認識，早做安排。

　　總之，電子招投標系統作為未來招投標行業發展的核心，在提升管理能力、發揮運營效率、打破信息盲區、防止越權辦事、開展實時監督、保證市場秩序等方面均能夠發揮積極的作用。目前，這項技術就像是一股蓬勃發展的歷史洪流，席卷了整個中華大地，我們唯有抓住機遇、逆水行舟,才能擺脫束縛,跟上時代發展的步伐。

　　作者：向杰（中國神華國際工程有限公司）